ทฤษฎีการบริหารแบบมนุษย์สัมพันธ์ ของ Elton Mayo

ทฤษฎีการบริหารแบบมนุษย์สัมพันธ์

Elton Mayo

ลักษณะผู้นำ

ชุมชน หน่วยงานหรือองค์กรระดับต่างๆ จำเป็นต้องมีผู้นำที่จะเป็นผู้ที่กำหนดทิศทางการดำเนินการตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของหน่วยงานหรือองค์กรของตนผู้นำมีอยู่ในทุกระดับตั้งแต่สังคมหรือหน่วยงานขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ดังนั้นประสิทธิภาพของผู้นำจึงมีความสำคัญและมี

ผลกระทบโดยตรงกับความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กร ซึ่งหาองค์กรใดมีผู้นำที่มีประสิทธิภาพหน่วยงานหรือองค์กรนั้นก็จะสามารถแข่งขันกับผู้อื่นและประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ได้เป็นอย่างดี

➤ความหมายของผู้นำ

เมื่อผู้นำมีบทบาทและหน้าที่ที่สำคัญยิ่งในองค์กรทุกแห่งแล้ว จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจ

ความหมายของคำว่า “ผู้นำ” ให้ถูกต้อง ในการนิยามความหมายของคำว่า “ผู้นำ” จากการศึกษาค้นคว้า

ข้อมูลเพิ่มเติมพบว่า ได้มีการให้คำจำกัดความของคำว่า “ผู้นำ” ไว้กว้างขวาง ดังนี้

1.ผู้นำ ตามพจนานุกรม หมายถึง ผู้มีอำนาจในการสั่งหรือมีผลต่อการสั่งการนั้น

2.ผู้นำ คือ ผู้ที่สามารถรวมคนให้เป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ให้ได้

3.ผู้นำ คือ บุคคลที่ถูกเลือกหรือได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้นำกลุ่มและมีอิทธิพลต่อกิจกรรมต่างๆ

ของกลุ่ม เพื่อทำหน้าที่เป็นหัวหน้ากลุ่มให้กลุ่มบรรลุเป้าหมาย

4.ผู้นำ ตามพจนานุกรมฉบับมติชน พ.ศ.2547 หมายถึง หัวหน้า, ผู้มีตำแหน่งสูงสุด

5.ผู้นำ คือ บุคคลที่ริเริ่มหรือส่งเสริมให้มีการเปลี่ยนแปลงการกระทำของกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นผู้นำที่สนับสนุนส่งเสริมให้มีการปฏิสัมพันธ์ของสมาชิกภายในกลุ่มดำเนินไปด้วยดี

6.ผู้นำ หมายถึง บุคคลที่มีบารมีและสามารถตัดสินใจได้เป็นอย่างดี รวมทั้งสามารถกระตุ้นบุคคลอื่นให้ทำงานให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้

สรุป ผู้นำ หมายถึง บุคคลที่มีบารมีและมีบทบาท รวมทั้งมีอิทธิพลเหนือผู้อื่น สามารถชักจูง สั่งการหรือชี้นำบุคลอื่นให้ปฏิบัติงานสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิผลและ

ประสิทธิภาพ โดยผู้นำอาจได้รับตำแหน่งเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ แต่ต้องได้รับการยอมรับจากคนในองค์กร

ผู้นำที่ดีและมีประสิทธิภาพต้องยึดหลักคุณธรรมและจริยธรรมเป็นพื้นฐานสำคัญใน

การดำเนินชีวิต ทั้งในเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว โดยเฉพาะในยุคปัจจุบัน ความเชื่อเรื่องกฎแห่งกรรมถูกทำให้เบาบางลงด้วยระบบโลกาภิวัตน์ที่ทำให้สภาพสังคม วัฒนธรรมและการดำเนินชีวิตของผู้คนเปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น ผู้นำที่มีประสิทธิภาพควรมีคุณธรรมและจริยธรรม เพื่อให้เกิดธรรมาภิบาลในองค์กรภายใต้ปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียงของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว โดยมีค่านิยมในการทำงาน คือ

“I AM READY”

I = Integrity หมายถึง ทำงานอย่างมีศักดิ์ศรี

A = Active หมายถึง ขยัน ตั้งใจ ทำงานเชิงรุก

M = Moral หมายถึง มีศีลธรรม คุณธรรม

R = Relevant หมายถึง รู้ทันโลก ปรับตัวทันโลก ตรงกับสังคม

E = Efficient หมายถึง มุ่งเน้นประสิทธิภาพ

A = Accountability หมายถึง รับผิดชอบต่อผลงาน ต่อสังคม

D = Democracy หมายถึง มีใจเป็นประชาธิปไตย

Y = Yield หมายถึง มีผลงาน มุ่งเน้นผลงาน

➤ คุณสมบัติของผู้นำทีมที่มีประสิทธิภาพ

ปัจจุบันสถานการณ์โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตามกระแสโลกาภิวัตน์ การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวส่งผลกระทบต่อทุกส่วนของสังคมและก่อให้เกิดความจำเป็นในการปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์เกี่ยวกับการบริหารจัดการองค์กรและบทบาทของภาวะผู้นำ ไปสู่มุมมองที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงซึ่งระบบราชการถือเป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนนโยบายที่สำคัญของภาครัฐ ดังนั้นผู้นำในระบบราชการจึงจำเป็นต้องมีคุณสมบัติที่มีความสอดคล้องและสนับสนุนต่อการขับเคลื่อนนโยบายที่มีผลต่อการพัฒนาสังคมและประเทศชาติ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1.มีคุณธรรม จริยธรรม 2.มีความซื่อสัตย์สุจริต

3.มีความรับผิดชอบ 4.มีความเสียสละ

5.มีความยุติธรรม 6.มีความอดทน

7.มีความกระตือรือร้น 8.มีความจงรักภักดี

9.มีความรู้จักกาลเทศะ 10.มีความกล้าหาญ

11.มีความเด็ดขาด 12.พึ่งพาได้

13.ใช้หลักการ 14.มีวุฒิภาวะทางอารมณ์

15.มีความสงบเสงี่ยมไม่ถือตัว 16.มีบารมี

17.รู้จักตนเอง 18.สร้างแรงจูงใจให้ผู้ร่วมงานในการทำงาน

19.มีบุคลิกภาพหรือการวางตัวที่ดี 20.มีทักษะในการสื่อสาร

21.มีวิสัยทัศน์ 22.มีทักษะในการบริหารจัดการ

23.มีความรู้และความเชี่ยวชาญ 24.มีความเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง

25.มีการปรับตัว 26.กล้าตัดสินใจและวิ่งเข้าหาปัญหา

27.เป็นต้นแบบที่ดี 28.มีความศรัทธาในสิ่งที่ทำ

29.มีความตื่นตัวแต่ไม่ตื่นตูม 30.มีความคิดสร้างสรรค์และสร้างนวัตกรรม

การพัฒนาบุคคลากร

เป็นการแก้ปัญหาเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล เนื่องจากความเจริญของวิทยาการต่าง ๆ ตลอดจนเทคนิคในการ ทำงานที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ คนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ในสมัยหนึ่ง ก็อาจกลายเป็นคน ที่หย่อนความสามารถไปในอีกสมัยหนึ่งก็ได้ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้ที่มีความรู้ความเหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่อยู่เสมอ ไม่ว่าวิทยาการและหน้าที่ความรับผิดชอบจะไดเปลี่ยนแปลงไป

➤ ความหมายของการพัฒนาบุคลากร

การพัฒนาบุคลากร มีความหมายตรงกับคำว่า Development of Personnel

พนัส หันนาคินทร์ (2526 : 133) ได้ให้ข้อคิดเกี่ยวกับการพัฒนาบุคลากรว่าประสิทธิผลของโรงเรียนย่อมขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้ปฏิบัติงานประสิทธิภาพของผู้ปฏิบัติงานย่อมจะเพิ่มขึ้นจากการที่ระบบโรงเรียนให้โอกาสแก่เขาที่จะพัฒนาวิจัยความสามารถที่มีอยู่ในตัวของเขาแต่ละคนการพัฒนาบุคลากรเป็นกิจกรรมที่จะต้อง กระทำตั้งแต่แรกเข้ามาทำงานถึงเวลาที่จะต้องออกจากงานไปตามวาระ

ประชุม รอดประเสริฐ (2528 : 132) ได้สรุปแนวคิดของนักวิชาการบริหารต่าง ๆ เกี่ยวกับการพัฒนาบุคลากร หมายถึง กระบวนการที่จะเสริมสร้างให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถ ความเข้าใจ ตลอดจนทัศนคติ อันจะเป็นผลให้ การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การพัฒนาบุคคลอาจจำแนกออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ การพัฒนา ผู้ใต้บังคับบัญชาและการพัฒนาตนเอง

สมาน รังสิโยกฤษฎ์ (2522 :80) ได้ให้ความหมายของการพัฒนาบุคลากรว่าเป็นการดำเนินงานเกี่ยวกับการ ส่งเสริมให้บุคคลมีความรู้ความสามารถมีทักษะในการทำงานดีขึ้นตลอดจนมีทัศนคติที่ดีในการทำงานอันจะเป็นผลให้ การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้นหรืออีกนัยหนึ่ง การพัฒนาบุคลากรเป็นกระบวนการที่จะสร้างเสริมและ เปลี่ยนแปลงผู้ปฏิบัติงานในด้านต่าง ๆ เช่น ความรู้ ความสามารถ ทักษะ อุปนิสัย ทัศนคติ และวิธีการในการทำงานอัน จะนำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงาน

นพพงษ์ บุญจิตราดุลย์ (2525 : 208-209) ได้ให้ความหมายของการพัฒนาบุคลากรว่า เป็นกระบวนการ เพิ่มพูนความรู้ ความชำนาญ ทักษะ ทัศนคติ ค่านิยมความสามารถของบุคคล ตลอดจนการให้แนวความคิดใหม่ในการ ปฏิบัติงาน เพื่อให้บุคลากรมีคุณภาพที่ดีขึ้น

สรุป การพัฒนาบุคลากร หมายถึง กระบวนการที่มุ่งจะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน ความรู้ความสามารถ ทักษะและ ทัศนคติของบุคลากรให้เป็นไปทางที่ดีขึ้นเพื่อให้บุคลากรที่ได้รับการพัฒนาแล้วนั้นปฏิบัติงานได้ผลตามวัตถุประสงค์ ของหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ

➤ ความสำคัญของการพัฒนาบุคลากร

เบตส์ (ธีรวุฒิ ประทุมนพรัตน์. 2531 : 4 ; อ้างอิงมาจาก Betts. 1977) ได้ให้ความคิดแก่นักบริหารว่าการบริหารบุคลากร หมายถึง การบริหารคนหรือแรงงานที่มีคุณภาพ ทั้งนี้เพราะว่าความสำเร็จในการร่วมมือกันทำงานเกิดจากการเสริมพลังความรู้ความสามารถจากแรงงานทุกระดับ ตั้งแต่แรงงานไร้ฝีมือแรงงานฝีมือปานกลาง แรงงานชำนาญงาน แรงงานเทคนิคและแรงงานวิชาชีพ ความบกพร่องในคุณภาพของแรงงานเพียงส่วนเดียวอาจส่งผลต่อคุณภาพผลผลิตและประสิทธิภาพของงานได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้บริหารการศึกษาที่บกพร่องในคุณภาพ (ด้านความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ มโนทัศน์เกี่ยวกับงาน) กำหนดให้ครูอาจารย์ประจำรายวิชาภาษาอังกฤษ ไปปฏิบัติการสอนในรายวิชาอุตสาหกรรมศึกษา ซึ่งครูผู้นั้นไม่เคยศึกษาอบรมมาก่อน อาจส่งผลต่อคุณภาพการเรียนการสอนและอาจสร้างเจตคติที่ผิดพลาดบางประการแก่ผู้เรียนรุ่นนั้นได้กรณีดังกล่าวอาจประเมินได้ว่าบุคลากรขององค์การที่ควรได้รับการ

พัฒนา ได้แก่ ผู้บริหารการศึกษา และครูอาจารย์

➤ กระบวนการพัฒนาบุคลากร

กระบวนการพัฒนาบุคลากร การพัฒนาบุคลากรนั้น สามารถแบ่งการดำเนินการเป็นขั้นตอนได้ 4 ขั้นตอน คือ

1. การหาความจำเป็นในการพัฒนาบุคคล หรือหาปัญหาที่ต้องแก้โดยวิธีการพัฒนาบุคคล

2. การวางแผนในการพัฒนาบุคคล

3. การดำเนินการในการพัฒนาบุคคล

4. การติดตามและประเมินผลการพัฒนาบุคคล

ซึ่งกระบวนการในพัฒนาบุคคล และขั้นตอนนี้เป็นกระบวนการดำเนินการที่สำคัญและจำเป็นที่จะต้อง

ดำเนินการ จะขาดเสียมิได้และในการพัฒนาบุคลากรนั้นจะต้องดำเนินการตามกระบวนการดังกล่าวนี้อย่างสอดคล้องต่อเนื่อง และสัมพันธ์กันอย่างครบวงจร โดยเริ่มจากการหาความจำเป็นในการพัฒนาบุคลากร การวางแผนในการพัฒนาบุคลากร การดำเนินการพัฒนาบุคลากร และการติดตามประเมินผล ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.การหาความจำเป็น ในการพัฒนาบุคลากร หรือหาปัญหาที่จะต้องพัฒนาบุคลากร การสำรวจความต้องการบุคลากรนั้น ธีรวุฒิ ประทุมนพรัตน์ (2539 : 63) ได้เสนอแนะว่า องค์การพึงกระทำเป็นระยะเพื่อทราบระดับความต้องการว่าสูงพอนำไปทำโปรแกรมขึ้นหรือไม่ ที่น่าสนใจคือบุคลากรได้ร่วมในการพัฒนาบุคลากรอยู่ด้วย ซึ่งแนวโน้มจะเกิดความพึงพอใจสูงและมีระดับขวัญสูงในการปฏิบัติงานตามมา

2.การวางแผน ในการพัฒนาบุคลากรมีกิจกรรมที่ต้องกำหนดในการวางแผนการพัฒนาบุคลากรอยู่หลายประการ เช่น จะจัดโปรแกรมอะไร ด้วยวิธีการอย่างไร เรื่องอะไรควรอยู่ในการวางแผนระยะยาว อะไรเป็นสิ่งที่ต้องรีบทำ สิ่งที่อาจจะเกิดปัญหาอุปสรรคในการปฏิบัติตามแผนที่มีอะไรบ้าง ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นจะมีวิธีการขจัดปัญหานั้นอย่างไร ตลอดจนการวางแผนในด้านการจัดสรรทรัพยากรเพื่อการบริหาร การพัฒนาบุคลากรการกำหนดตัวบุคลากรที่จะรับผิดชอบ การวางแผนในการพัฒนาบุคคลนั้นโดยทั่วไปจะดำเนินการ ดังนี้

2.1 การกำหนดขอบข่ายของการพัฒนากำลังคน โดยกำหนดว่าจะพัฒนากำลังคนโดยวิธีการใดบ้างเพื่อที่จะแก้ปัญหาของหน่วยงานโดยกำหนดเป็นงานหรือโครงการ เช่น การฝึกอบรม การส่งบุคคลไปศึกษา ฝึกอบรมดูงาน การพัฒนาโดยกระบวนการปฏิบัติงาน การพัฒนาด้วยตนเอง การพัฒนาทีมงานหรือพัฒนาองค์การ

2.2 การวางแผนดำเนินการพัฒนาบุคคล ในแต่ละวิธีหรือในแต่ละเรื่อง กำหนดวัตถุประสงค์เป้าหมายขั้นตอนในการดำเนินงาน และแผนการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนว่าจะดำเนินการเมื่อไร

2.3 กำหนดผู้รับผิดชอบว่ามีผู้ใดรับผิดชอบงานใด อย่างไร

2.4 กำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายว่า ในการพัฒนาบุคลากรในแต่ละเรื่องหรือแต่ละโครงการจะใช้งบประมาณจากหมวดไหน จำนวนเท่าไร

2.5 กำหนดระบบ วิธีการติดตาม และประเมินผล ในการพัฒนาบุคคลว่าจะติดตามผลและประเมินผลอย่างไร

2.6 จัดทำโครงการและเสนอผลมีอำนาจเพื่อพิจารณาอนุมัติโครงการ

3. การดำเนินการพัฒนาบุคคล เป็นการดำเนินการพัฒนาบุคคลตามที่ได้วางแผนไว้ตามระยะเวลา หรือปฏิทินการปฏิบัติงานที่กำหนด

4. การติดตามและประเมินผล การติดตามและประเมินผลการพัฒนากำลังคนวิธีต่าง ๆ ตามแผนที่กำหนดไว้ว่าได้ดำเนินการไปตามแผนงาน วัตถุประสงค์และเป้ าหมายที่กำหนดไว้แค่ไหน การติดตามและประเมินผลงานนั้นอาจดำเนินการได้เป็นสามระยะคือ

4.1 การติดตามและประเมินผล ในระหว่างการดำเนินการพัฒนาบุคลากร

4.2 ประเมินผล หลังจากการเสร็จสิ้นการพัฒนาบุคลากร หรือหลังจากสิ้นสุดโครงการ

4.3 การติดตาม และประเมินผล ภายหลังจากที่บุคคลนั้นเสร็จสิ้นจากการกลับไปปฏิบัติงานในระยะหนึ่ง เพื่อจะได้ทราบว่าผู้นั้นได้นำผลการพัฒนาบุคลากรไปใช้ประโยชน์แก่เขาอย่างไรบ้าง

กล่าวโดยสรุป กระบวนการในการพัฒนาบุคลากรนั้นเป็นไปในลักษณะของกระบวนการบริหารงานบุคคลหรือการบริหารงานด้านต่าง ๆ ทั่วไป แต่ได้มีบางขั้นตอนที่แยกออกมาให้เด่นชัดขึ้น เพื่อจะดำเนินการได้ดียิ่งขึ้น

➤ แนวทางการปฏิบัติเกี่ยวกับการพัฒนาบุคลากร

การดำเนินการพัฒนาบุคลากรมีแนวทางการปฏิบัติอยู่สองแนวทางคือ การฝึกอบรม (training) และการศึกษา (education or further study)

พนัส หันนาคินทร์ (2526 : 32) ได้อธิบายถึงความคิดรวบยอดเกี่ยวกับการฝึกอบรม เน้นความสามารถเฉพาะอย่างในการปฏิบัติงานส่วนการศึกษาเป็นการเน้นถึงความพยายามที่จะเพิ่มเติมความรู้ความเข้าใจหรือเจตคติของผู้ปฏิบัติงานเพื่อให้สามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพของงานได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม ถ้าพิจารณาความหมายของการศึกษาอย่างกว้างขวางแล้วการฝึกอบรมก็เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษา

สุรศักดิ์ นานานุกูล และคนอื่น ๆ (2527 :179) ได้อธิบายความแตกต่างของการฝึกอบรมกับการศึกษาไว้ว่า การฝึกอบรมเป็นกรรมวิธีที่จัดขึ้นในช่วงเวลาที่สั้นกว่าการใช้การศึกษา ส่วนการศึกษาเป็นกรรมวิธีที่จัดขึ้นในช่วงเวลายาวนานเป็นการเรียนการสอนตามหลักสูตรมาตรฐานของกระทรวงทบวง หรือสภาการศึกษาแห่งชาติ และมิได้มุ่งฝึกทักษะให้มีประสบการณ์เพื่อประกอบอาชีพเพียงอย่างเดียวเท่านั้นการศึกษายังจะมุ่งจัดประสบการณ์หลายอย่างให้กับผู้เรียนอีกด้วย

อุทัย หิรัญโต (2531 : 108) กล่าวอีกนัยหนึ่งได้ว่า การพัฒนาบุคลากรไม่ว่าแนวทางใดมีความมุ่งหมายเพื่อการเพิ่มผลผลิตขององค์การให้เพิ่มขึ้น เมื่อองค์การมีผลผลิตมากขึ้น บุคลากรที่ร่วมกิจกรรมจะมีโอกาสได้รับผลตอบแทนและผลประโยชน์มากขึ้นด้วย

➤ วิธีการต่าง ๆ ที่องค์การใช้ในการพัฒนาบุคลากร

วิธีการพัฒนาบุคลากร มีวิธีการอยู่หลายวิธีซึ่งมีผู้ให้แนวคิดไว้หลายคน ขึ้นอยู่กับหน่วยงานหรือองค์การจะเลือกใช้วิธีใดตามโอกาสและความเหมาะสมดังนี้

ภิญโญ สาธร (2519 : 164-166) ได้กล่าวถึงวิธีการพัฒนาบุคลากรที่สำคัญมี 7 วิธี คือ

1. วิธีศึกษางานไปพร้อม ๆ กับการปฏิบัติงาน (on - the - job - study) เป็นวิธีสะดวกและง่าย เช่น ครูบรรจุใหม่ยังไม่รู้จักงานดีพอ ก็ให้ศึกษาจากครูที่บรรจุมาก่อนหรือเป็นครูพี่เลี้ยงคอยให้คำแนะนำ เป็นต้น

2. การปฐมนิเทศ (vestibule training or orientation) เป็นวิธีก่อนที่จะบรรจุครูจะมีการแนะนำระเบียบการปฏิบัติต่าง ๆ สภาพแวดล้อมที่โรงเรียนตั้งอยู่ ผู้บริหารการศึกษาหรือครูใหญ่จะเป็นผู้ทำการปฐมนิเทศ

3. วิธีทำงานในฐานะลูกมือ หรือเป็นผู้ช่วยไปพลางก่อน (apprenticeship training) เช่น การให้เป็นผู้ช่วยครูใหญ่ เป็นต้น

4. วิธีฝึกงานต่อจากทฤษฎี (internship training) วิธีนี้เป็นวิธีร่วมมือกันระหว่างโรงเรียนวิชาชีพหรือสถาบันการศึกษาเฉพาะกับหน่วยงานวิชาชีพนั้น ๆ เช่น วิทยาลัยครูกับโรงเรียนประถมศึกษาในการฝึกสอนหลังจากที่จบจากวิทยาลัยครูแล้ว

5. วิธีฝึกระยะสั้น (learner training) เวลาโรงเรียนขาดครูกระทันหัน เช่น การฝึกอบรมครูประชาบาลระยะสั้น

6. วิธีให้ไปศึกษาในสถานศึกษาบางแห่งนอกเวลาทำงานหรือใช้เวลาบางส่วนของการทำงานไปรับการศึกษา(outside courses) คือ การที่โรงเรียนอนุญาตให้ครูไปศึกษาวิชาที่โรงเรียนต้องการ เช่น ส่งครูไปเรียนวิชาครูเพิ่มเติม

7. วิธีให้ไปศึกษาใหม่หรือศึกษาต่อเพิ่มเติม (retraining or upgrading) วิธีนี้เป็นการเพิ่มวุฒิของครูให้มีความรู้ดีขึ้นอาจจะส่งไปศึกษาต่อตามวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยทั้งภายในและภายนอกประเทศ

การติดต่อสื่อสาร

➤ ความหมายของการสื่อสาร

มีนักวิชาการให้ความหมายของการสื่อสาร ดังนี้

การติดต่อสื่อสาร เป็นกระบวนการถ่ายทอดหรือแลกเปลี่ยนความคิด ความเห็น ข้อเท็จจริง หรือความรู้สึก ซึ่งอาจเป็นในรูปของคำพูดตัวอักษร สัญลักษณ์ ข่าวสารที่บุคคลฝ่ายหนึ่ง ซึ่งเรียกว่า ผู้ส่งสาร โดยผ่านสื่อนั้นเพื่อให้บุคคลหรือ กลุ่มบุคคลอื่น ได้เข้าใจความหมายตามเจตนาที่ต้องการในสภาพแวดล้อมซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ (นิยม สุวรรณะ,2541: 22) การกระทำโดยบุคคลคนเดียวหรือหลายคนในการส่งและรับข่าวสาร ซึ่งอาจถูกบิดเบือนด้วยสิ่งรอกวนภายใต้สภาพผลกระทบและโอกาสได้ทำให้เกิดข้อมูลย้อนกลับ (Davito, 1978: 7) ในการติดต่อสื่อสารนั้น ผู้ส่งจะมีเป้าหมายของการติดต่อสื่อสารนั่นคือ การส่งข่าวสาร ความรู้สึกนึกคิดของตนไปยังผู้รับข่าวสาร (สร้อยตระกูล อรรถมานะ, 2541: 331) ความเข้าใจ หรือสื่อความหมายโดยการถ่ายทอดความรู้ ความคิดเห็น หรือข้อเท็จจริงระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปเพื่อสร้างความเข้าใจอันดีต่อกัน (วนิดา นามบุตร, 2543: 8; โรเจอร์ส (Rogers. 1976: 9) ซึ่งบางครั้งอาจเป็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงความหมายของข่าวสารข้อมูลโดยการใช้สัญลักษณ์ (Kolb; Joyce; & Irwin. 1995: 419)

สรุปได้ว่า การติดต่อสื่อสาร หมายถึง กระบวนการถ่ายถอดหรือแลกเปลี่ยนความคิด ความเห็น ข้อเท็จจริง หรือความรู้สึก ซึ่งอาจเป็นในรูปของคำพูดตัวอักษรสัญลักษณ์ โดยมีเจตนาที่จะเปลี่ยนพฤติกรรมของอีกบุคคลหนึ่ง พฤติกรรมในที่นี้หมายรวมถึงการเปลี่ยนในความรู้ ทัศนคติ และพฤติกรรมที่แสดงออกโดยเปิดเผย และมุ่งให้เกิด ความเข้าใจระหว่างผู้ให้กับผู้รับและช่วยป้องกันความเข้าใจผิดระหว่างกันอีกด้วย

➤ หลักการ แนวคิดและทฤษฎีเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารในสถานศึกษา

โรงเรียนเป็นหน่วยงานหนึ่งซึ่งปฏิบัติตามระบบราชการ เช่นเดียวกับหน่วยงานราชการอื่น ๆ มีสายการบังคับบัญชาลดหลั่นลงไป มีการแบ่งงาน แบ่งความรับผิดชอบภายในโรงเรียนประกอบด้วยบุคคลหลายระดับ เช่น ผู้บริหารโรงเรียน ครูปฏิบัติการสอน คนงาน ภารโรงและนักเรียน ทุกฝ่ายมีการติดต่อสื่อสารเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบาย วิธีปฏิบัติหน้าที่ความรับผิดชอบ ตลอดจนระเบียบวิธีปฏิบัติต่าง ๆ ทั้งนี้โดยอาศัยพื้นฐานด้านความสัมพันธ์ของบุคคลในหน่วยงาน ความต้องการเกี่ยวกับบุคลิกภาพ รวมทั้งพื้นฐานด้านมนุษยสัมพันธ์เป็นสำคัญ เนื่องจากกระบวนการทางการศึกษาแตกต่างกันไปจากวงการอื่น โดยเฉพาะเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย จึงมีขั้นตอน กระบวนการต่างกัน เช่น การติดต่อสื่อสารภายในห้องเรียนระหว่างผู้สอนกับผู้เรียน จะมีครูเป็นแหล่งข่าว เนื้อหาวิชาเป็นสาระ นักเรียนเป็นผู้รับสาร โดยเน้นกระบวนการติดต่อสื่อสารที่ต่อเนื่องกัน การติดต่อสื่อสารภายในโรงเรียนในภาพรวมพอจะกล่าวได้ดังนี้ (สุมาลี วัจนะรัตน์. 2538: 62-69)

1. เป็นระบบที่มีสายบังคับบัญชาลดหลั่นกันลงมา เช่น ผู้บริหาร ได้แก่ ครูใหญ่ อาจารย์ใหญ่ ผู้อำนวยการโรงเรียน ผู้ช่วยครูใหญ่ ผู้ช่วยอาจารย์ใหญ่ ผู้ช่วยผู้อำนวยการโรงเรียน

2. เป็นระบบต้องการคนมากและต้องการบรรยากาศที่คำนึงถึงขวัญกำลังใจของผู้ร่วมงานและความมีมนุษย์สัมพันธ์ ทั้งนี้เพราะครูเหมือนวิศวกรมนุษย์ ต้องสร้างเด็กเป็นคนโดยสมบูรณ์ ดังนั้นการปฏิบัติต่อกันระหว่างผู้บริหารและครูกับนักเรียน ครูกับผู้ปกครอง จึงเป็นบรรยากาศที่เอื้ออำนวยให้เกิดความสัมพันธ์ต่อกันให้มีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน

3. วิธีการติดต่อสื่อสารในวงการศึกษาไทยในปัจจุบัน ได้แก่ การประชุม หนังสือเวียน การทำข่าวสารภายใน เช่น จดหมายข่าว หนังสือประจำเทอม แผ่นป้ายประกาศ การประชุมสัมมนา การพบปะสนทนากัน และการใช้นโยบายเปิดประตูเพื่อเปิดโอกาสให้ผู้น้อยได้พบกันทุกโอกาสต่างๆ ประกอบ เช่น แผนภูมิ รูปภาพ เครื่องขยายเสียง การสาธิต สไลด์ และการแสดงบทบาทสมมติ

4. การติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ ได้แก่ คำสั่ง หนังสือเวียน ที่เน้นเป้าหมายของหน่วยงานเป็นหลักอ้างถึง ระเบียบ กฎเกณฑ์ สถาบัน

5. การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ อาศัยความคุ้นเคยสนิทสนมเป็นส่วนตัวและมักเน้นเป้าหมายเป็นส่วนตัว เช่น การซุบซิบนินทา ส่งบันทึกถึงกันในหมู่เพื่อนฝูง นัดชุมนุมกันและมีลักษณะการกุข่าว หรือข่าวลือ

6. ปัญหาการติดต่อสื่อสารในโรงเรียน ส่วนมากเป็นปัญหาจากผู้บริหารที่ไม่สนใจจัดระบบการติดต่อสื่อสารให้ดีขึ้น ไม่กล้าลงทุนสร้างหรือจัดหาเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพไม่เปิดโอกาสให้ผู้ร่วมงานแสดงความคิดเห็นหรือเสนอความคิดเห็น ปัญหาจากความเชื่อ ความรู้ไม่รู้จักกระตุ้นให้สมาชิกในหน่วยงานให้ความร่วมมือในการทำงาน นอกจากนั้นยังมีปัญหาจากการจัดระบบงานไม่เหมาะสม เช่น การแบ่งงาน การใช้คนผิดตำแหน่ง การไม่อธิบาย เป้าหมาย นโยบายการทำงานให้สมาชิกทราบ รวมทั้งไม่ฝึกอบรมบุคลากรให้สามารถใช้ระบบติดต่อสื่อสารกับคนอื่นๆ

7. แนวทางการแก้ปัญหาการติดต่อสื่อสารภายในโรงเรียน การที่ผู้บริหารจะติดต่อกับครูไม่ว่าการพูดจา การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร หรืออื่น ๆ ให้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ คือ เป็นสิ่งที่คนในหน่วยงานทำให้ มีความหมายชัดแจ้ง มีความรัดกุม มีความเป็นรูปแบบ มีความถูกต้องและสุภาพอ่อนโยน ดังนั้นในการติดต่อสื่อสารภายในโรงเรียน ผู้บริหารจะต้องรับฟังความคิดเห็นของครูยึดข้อมูลที่ได้มาเพื่อใช้บริหารโรงเรียน มีสถานการณ์จำลองและมีการทดสอบทบทวนข้อความที่ส่งออกไปดังนี้

7.1 รับฟังความคิดเห็นของครู โดยการพบปะ ประชุมอย่างสม่ำเสมอสร้างบรรยากาศ การพบปะสนทนา ตรวจสอบสายการติดต่อระหว่างหัวหน้าช่วงชั้น หัวหน้ากลุ่มประสบการณ์ต่าง ๆ และนิเทศงาน

7.2 ยึดข้อมูลที่ได้มา โดยจัดให้มีการรับฟังความคิดเห็น พิจารณารายงานเพื่อกลั่นกรองหรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่อไป

7.3 สร้างสถานการณ์จำลอง ด้วยการนำปัญหามาร่วมกันพิจารณา โดยผู้บริหารอยู่ในฐานหัวหน้าหรือทีมงาน แล้วร่วมกันแสดงความคิดเห็น หาแนวทางดำเนินการที่ถูกต้องต่อไป

7.4 ตรวจสอบข่าวสาร โดยตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งออกไปเพื่อแปลความหมายได้ถูกต้อง ไม่คลาดเคลื่อนหรือบิดเบือน

นอกจากนั้น การส่งข่าวสารหลายทอดจากผู้บริหารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ในโรงเรียน เช่น ผู้บริหารส่งให้ครู ให้ภารโรง ให้หัวหน้าสาย ครูประจำชั้น ครูหัวหน้าฝ่าย ครูหัวหน้าอาคารเนื่องจากบทบาทหน้าที่ สถานภาพทางสังคม พื้นฐานประสบการณ์แตกต่างกันทำให้มีความหมายและมีความเข้าใจแตกต่างกันได้ ผู้บริหารจึงควรแยกคำสั่งหรือข่าวสารที่มีไปยังบุคคลต่าง ๆ โดยใช้ภาษา หรือสัญลักษณ์ที่เหมาะสมกับพื้นฐาน และประสบการณ์ของกลุ่มหรือบุคคลนั้น ๆ โดยคำนึงถึงหลักการ

สาธิต วิมลคุณารักษ์ และ ประยงค์ เนาวบุตร (2546: 165-166) ได้ให้แนวคิดการติดต่อสื่อสาร ในสถานศึกษาเป็นไปด้วยความราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารสถานศึกษาควรมีบทบาทในการติดต่อสื่อสารโดยการดำเนินการบริหาร ควบคุม และดูแลการสื่อสารของสถานศึกษาให้มีลักษณะสอดคล้องตามหลักการสื่อสาร “แบบ 7 CS” คือ

1. ความเชื่อถือ (Credibility) การสื่อสารจะได้ผลนั้นต้องมีความเชื่อถือได้เพื่อให้ผู้รับเกิดความมั่นใจหรือเต็มใจรับฟังข่าวสาร

2. ความเหมาะสม (Context) การสื่อสารที่ดีต้องมีความเหมาะสมกลมกลืนกับวัฒนธรรมของสังคมเครื่องมือสื่อสารเป็นเพียงส่วนประกอบอย่างหนึ่ง แต่ความสำคัญอยู่ที่ท่าทางภาษา คำพูด ที่เหมาะสมกับสังคม

3. เนื้อหาสาระของสาร (Content) ข่าวสารที่ดีจะต้องมีสารประโยชน์แก่ผู้รับหรือเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม แม้ว่าในบางครั้งสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อคนกลุ่มหนึ่งแต่อาจไม่มีสาระสำหรับคนอีกกลุ่มหนึ่งก็ขอให้ยึดประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก

4. มีความต่อเนื่องกันและสม่ำเสมอ (Continuity and consistency) การสื่อสารจะให้ได้ผลต้องมักส่งบ่อย ๆ ติดต่อกัน หรือมีการย้ำ หรือช้ำเพื่อเตือนความทรงจำและมีความสม่ำเสมอ มิใช่ส่งข่าวแบบขาดช่วง หรือไม่เที่ยงตรงแน่นอน

5. ช่องทางข่าวสาร (Channels) ข่าวสารจะเผยแพร่ได้ดีต้องส่งให้ถูกช่องทางของการสื่อสารนั้น ๆ โดยการเลือกใช้ช่องทางที่ได้ผลรวดเร็วที่สุด

6. ความสามารถของผู้รับ (Capability of audience) การสื่อสารที่ถือว่าได้ผลนั้นต้องใช้ความพยายามหรือแรงน้อยที่สุด ปัจจัยที่ทำให้การสื่อสารง่ายและสะดวกส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับความสามารถในการรับของผู้รับสาร อย่างเช่น ลักษณะนิสัย ความรู้พื้นฐาน โอกาส และสถานที่เป็นต้น

7. ความชัดเจน (Clarity) ข่าวสารต้องใช้ภาษาที่ผู้รับเข้าใจง่าย ชัดเจน ไม่คลุมเครือหรือมีความหมายหลายแง่หรือขาดข้อความสำคัญบางตอน นอกจากบทบาทในการควบคุมดูแลการติดต่อสื่อสารตามที่กล่าวแล้ว ผู้บริหารจะต้องสามารถเลือกใช้วิธีการสื่อสารให้เหมาะสมตามลักษณะของผู้รับสาร ซึ่งจำแนกเป็น 3 ลักษณะ (วิจิตร อาวะกุล. 2525: 88-90) คือ

1. การสื่อสารเป็นรายบุคคล (Individual contacts) เช่น การพบปะพูดคุยสนทนาการพบปะเยี่ยมเยียน การสนทนาทางโทรศัพท์ หรือใช้วิธีการติดต่อแบบเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การใช้จดหมายและหนังสือเวียน เป็นต้น

2. การสื่อสารแบบกลุ่ม (Group contacts) เช่น การพูดคุยกับกลุ่มย่อย การปาฐกถา การบรรยาย การอภิปราย และการสื่อสัมพันธ์แบบมวลชน (mass contacts) เป็นต้น

3. การสื่อสารโดยใช้กิจกรรมทางสังคมเป็นสื่อ เช่น กิจกรรมวันสำคัญทางศาสนา กิจกรรมงานประเพณี วัฒนธรรมของท้องถิ่น และงานอื่น ๆ ที่จัดขึ้นในชุมชน เป็นต้น ผู้บริหารสถานศึกษาแม้ไม่ควรทำหน้าที่ในการประสานงานโดยตรงเนื่องจากเป็น

ผู้บังคับบัญชาของบุคคลากรทุกคนอยู่แล้ว แต่ผู้บริหารจะต้องรับผิดชอบและดำเนินการให้มีระบบการประสานงานของสถานศึกษาเพื่อสนับสุนนให้การปฏิบัติงานของบุคคลากรทุกฝ่ายเป็นไปอย่างราบรื่นโดยอาจกำหนดเป็นแนวทางในการประสานงานของสถานศึกษา (สาธิต วิมลคุณารักษ์ และประยงค์ เนาวบุตร. 2546: 166-167) ดังนี้

1.การประสานนโยบายและวัตถุประสงค์ของสถานศึกษา โดยนำนโยบายและวัตถุประสงค์ของงานมาเป็นเครื่องกำหนดขอบเขตและทิศทางเพื่อให้ทุกคนดำเนินไปในทางเดียวกัน

2. การประสานกระบวนการดำเนินงาน และกิจกรรมต่าง ๆ ภายในสถานศึกษาให้สอดคล้องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ในการจัดการศึกษาทุกระดับ

3. การประสานเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานร่วมกัน โดยเน้นการประสานคนและสร้างจิตสำนึกในการทำงานร่วมกัน มิใช่เพียงแต่กำหนดให้คนทำงานร่วมกันเท่านั้น แต่จะต้องหาวิธีการและกิจกรรมเพื่อทำให้ผู้ปฏิบัติงานทุกฝ่ายร่วมมือกันงานเป็นทีม สามารถทำงานร่วมกันได้ รู้หน้าที่และทำหน้าที่ของตนอย่างเต็มความสามารถ การประสานเจ้าหน้าที่นับว่าเป็นภารกิจที่สำคัญในการประสานงาน ถ้าประสานคนได้ อย่างอื่นก็ประสานกันง่ายขึ้น

4. การประสานกับหน่วยงานอื่นซึ่งมีส่วนช่วยเหลือสนับสนุนงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานในสังกัดเดียวกันหรือเป้าหน่วยงานภายนอก

5. การประสานเทคนิคการบริหาร เป็นการประสานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานโดยคำนึงถึงสิ่งที่ลงทุนไป (Input) กับผลลัพธ์ที่ได้ (Output) ว่าบังเกิดผลคุ้มค่าหรือตรงตามที่เป้าหมายไว้หรือไม่ โดยมุ่งประสานการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดซึ่งได้แก่ คน เงิน วัสดุ สิ่งของ การจัดการ เครื่องมืออำนวยความสะดวก การวางแผนงาน (Planning) และเวลาในการปฏิบัติงานที่อย่างเหมาะสม

6. การประสานการสื่อสารโดยจัดให้มีการสื่อสารแบบสองทาง (Two – way communication) เพื่อให้บุคลากรทุกฝ่ายสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลซึ่งกันและกันได้โดยสะดวก

7. การประสานความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเพื่อผสมผสานความคิดเห็นของสมาชิกในกลุ่มหรือผู้ร่วมงานให้มีความสอดคล้องต้องกันซึ่งจะส่งผลให้การทำงานบังเกิดผลดีอย่างเต็มที่

8. การประสานการควบคุมงาน เนื่องจากการควบคุมงานถือเป็นส่วนหนึ่งของการประสานงาน ดังนั้น ผู้บริหารจะต้องประสานการควบคุมงานทุกระดับอย่างเป็นระบบเพื่อให้การปฏิบัติงานทุกส่วนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

9. การประสานด้านสภาพแวดล้อม ภาวะแวดล้อมเป็นปัจจัยที่สำคัญที่จะอำนวยให้การประสานงานได้ผลมากหรือน้อย โดยผู้บริหารควรเป็นผู้ที่มีความฉับไวต่อปัญหาแวดล้อม โดยดำเนินการประสานงานให้สอดคล้องกับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงด้วยความมีเหตุผล เหมาะกับจังหวะและสถานการณ์

เพื่อให้การประสานงานของสถานศึกษาเป็นไปด้วยความราบรื่น สอดคล้องตามบทบาทหน้าที่ดังที่กล่าวไว้ข้างต้นแล้ว ผู้บริหารควรจัดระบบการประสานของสถานศึกษาดังนี้

1. กำหนดนโยบายเกี่ยวกับการประสานงานโดยระบุประเภทและระดับการประสานงานให้ชัดเจนและง่ายต่อการนำไปปฏิบัติ

2. กำหนดระบบการประสานงาน จุดการประสานงาน ผู้รับผิดชอบ ขอบข่ายงานและบทบาทของบุคลากรที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน

3. อำนวยความสะดวกโดยจัดหาเครื่องมือและสถานที่เพื่อสนับสนุนในการดำเนินงานของบุคลากรฝ่ายต่าง ๆให้เป็นไปอย่างราบรื่น

4. ประเมินผลการประสานงานเพื่อหาแนวทางในการติดตาม และการปรับปรุงประสานงานทั้งในด้านระบบให้บังเกิดประสิทธิผลสูงสุด

โรงเรียนมหิดลวิทยานุสรณ์ (2554: ออนไลน์) ได้กำหนดหลักการติดต่อสื่อสารในมุมมองของคุณธรรมและมารยาทการสื่อสารในโรงเรียน ไว้ดังนี้

1. การสื่อสารในโรงเรียน อาจใช้เวลานาน เพราะเรื่องราวที่ใช้สื่อสารอาจจะมีปริมาณมาก ผู้ส่งสารจึงจำเป็นต้องบอกผู้รับสารว่าจะใช้เวลามากแค่ไหน และพูดอย่างไรเรื่องอะไรบ้าง ผู้ส่งสารควรรักษาเวลา และพูดไม่พูดนอกเรื่อง ควรพูดในขอบเขตของเรื่องที่จะพูด ส่วนผู้รับสารควรตั้งใจและอดทนฟัง รวมถึงต้องให้เกียรติผู้พูดด้วยเช่น การลุกออกจากที่ประชุมเมื่อมีกิจธุระควรขออนุญาตและทำความเคารพผู้ส่งสารซึ่งเป็นมารยาทที่ควรปฏิบัติต่อผู้เข้าประชุม

2. การสื่อสารในโรงเรียน บางทีอาจจะมีการโต้แย้งถกเถียงกันระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสารได้ การโต้แย้งถกเถียงกันควรคำนึงถึงประโยชน์ที่จะได้รับทั้งสองผ่ายและควรเหตุผล ไม่พูดหยาบคายไม่ควรใช้อารมณ์เพราะจะนำไปสู่การทะเลาะวิวาทได้

3. การสื่อสารในโรงเรียน อาจมีทั้งการสื่อสารระหว่างบุคคลหรือสื่อสารในกลุ่ม ซึ่งข้อเท็จจริงบางอย่างไม่ควรนำมาเผยแพร่ เพราะจะมีผลเสียหายสะท้อนกลับมา ถึงบางเรื่องจะเผยแพร่ได้ก็ควรคำนึงเสมอว่าไม่ควรเอาเรื่องไปพูดให้บิดเบือนจากความเป็นจริง

4. ควรระมัดระวังท่าทาง การพูดที่ใช้ติดต่อสื่อสารกัน เพราะในโรงเรียนเป็นที่ที่บุคคลสามารถเข้ามาเพื่อติดต่อธุระบางอย่างได้เช่นผู้ปกครองเข้ามารับบุตร ซึ่งในการสื่อสารกันระหว่างเพื่อนบางคำอาจจะดูไม่หยาบคาย แต่ในสายตาของคนภายนอกอาจจะเห็นว่าเป็นการกระทำที่ไม่ดี และอาจทำให้เสียภาพลักษณ์ของโรงเรียนไป

5. บุคคลที่ทำงานภายในโรงเรียน เช่น นักการ ครู หรือผู้บริหารจำเป็นต้องมีการสื่อสารซึ่งกันและกัน จึงควรให้เกียรติซึ่งกันและกัน ซื่อสัตย์ต่อกัน ไว้วางใจกัน และเคารพผู้ที่อาวุโสกว่า จะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น

สรุป การติดต่อสื่อสารในสถานศึกษา หมายถึง การบริหารจัดการให้การติดต่อสื่อสารทั้งในระดับโรงเรียนและระดับผู้บริหารกับครูเกิดการจัดการเรียนการสอนและกิจกรรมการเรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทั้งในระดับบุคคลต่อบุคคล ระดับบุคคลต่อกลุ่มคน และกลุ่มคนกับกลุ่มคน โดยข้อมูลข่าวสารในโรงเรียนต้องมีความน่าเชื่อถือ มีความเหมาะสม มีสาระ มีความเสมอต่อเนื่อง และมีความชัดเจนแน่นอน โดยใช้การติดต่อสื่อสารแบบสองทาง

➤ ประเภทของการติดต่อสื่อสาร

การติดต่อสื่อสารในองค์การสามารถจำแนกช่องทางออกเป็น 2 ช่องทาง คือ (Hoy W. K. & Miskel C. G. 2008: 402-385)

1. ช่องทางการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ (formal communication channels) เป็นการติดต่อสื่อสารที่เกิดขึ้นโดยผ่านส่วนของผู้ที่มีอำนาจหน้าที่ตามลำดับขั้น Barnard (1938) เรียกช่องทางดังกล่าวว่า “ระบบการสื่อสาร” (the communication system) ระบบการสื่อสารอย่างเป็นทางการจะต้องมีการพิจารณาถึงองค์ประกอบต่อไปนี้

1.1. ช่องทางการสื่อสารต้องเป็นที่รับรู้กัน

1.2. ช่องทางการสื่อสารต้องเชื่อมโยงกับสมาชิกทุกๆ คนในองค์การ

1.3. เส้นทางการสื่อสารต้องตรงและสั้นเท่าที่จะทำได้

1.4.เส้นทางการสื่อสารที่มีความสมบูรณ์จะถูกนำไปใช้เป็นแบบอย่าง

1.5.การสื่อสารในทุกๆ เรื่องได้รับการแสดงให้เห็นจริงว่าเป็นการสื่อสารจากบุคคลซึ่งมีอำนาจหน้าที่ตามตำแหน่งที่ถูกต้อง

วัตถุประสงค์ของการสื่อสารในองค์การอย่างเป็นทางการเพื่อที่จะประสานกับส่วนต่างๆ ในองค์การให้สามารถทำงานร่วมกันให้ (O’ Reilly and Pondy, 1979) ส่วนแนวคิดของ Bolman and Deal (1984) กล่าวว่าวัตถุประสงค์ของการสื่อสารในองค์การมีอยู่ด้วยกัน 4 ประการ คือ

1) ส่งข้อเท็จจริงและข้อมูล

2) แลกเปลี่ยนข้อมูล ความต้องการ และความรู้สึก

3) สร้างอิทธิพลต่อบุคคลอื่นๆ ในองค์การ

4) บอกกล่าวถึงเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับองค์การ

สำหรับผู้บริหารการศึกษาใช้การสื่อสารเป็นเครื่องมือในการส่งผ่านความคิดริเริ่มไปยังผู้ปฏิบัติงานเพื่อความสำเร็จในการดำเนินงานตามภารกิจของโรงเรียนซึ่งมีอยู่เป็นจำนวนมาก โรงเรียนมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการสื่อสารอย่างเป็นทางการเกิดขึ้นในองค์การ ทั้งนี้เพื่อคงไว้ซึ่งรูปแบบและการกำหนดรูปแบบที่เป็นแบบอย่างตามอำนาจหน้าที่ซึ่งมีลำดับขั้นที่ชัดเจน โครงสร้างขององค์การจะเป็นสิ่งที่เอื้ออำนวยให้การไหลของข้อมูลภายในโรงเรียนเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ

โดยอาจจะแบ่งทิศทางของช่องทางการติดต่อสื่อสาร (direction of communication channels) จะมีช่องทางอยู่ 3 แบบ ดังนี้คือ

1. การสื่อสารจากระดับบนลงสู่ระดับล่าง (downward communication) เป็นการติดต่อสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา (หรือ ผู้ที่อำนาจสูงในองค์การไปสู่ระดับที่ต่ำกว่า) ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็น ต่อการจัดการ และการควบคุมการทำงานภายใน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติรู้ถึงนโยบาย แผนงานขั้นตอนเป้าหมาย คำสั่งให้ปฏิบัติตาม กฎระเบียบ ข้อบังคับ คำเตือน คำขอร้อง คำอนุมัติสั่งให้ดำเนินการ เป็นต้น สื่อที่ใช้กันมากในการติดต่อสื่อสารแบบนี้ ได้แก่ การประชุม ประกาศ บันทึก ฯลฯ

การติดต่อสื่อสารลักษณะนี้ ข่างสารมีโอกาสบิดเบือนได้มาก โดยเฉพาะเวลาที่ต้องส่งข่าวสารหลายทอด และเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ผู้รับข่าวสารอาจจะไม่สนใจอ่าน และทำความเข้าใจข่าวสาร หรืออาจจะให้ความสนใจเพียงเล็กน้อย รวมทั้ง ไม่สนใจปฏิบัติตาม ถ้าข่าวสารที่ให้ ไม่มีการจูงใจที่ดีพอ

2. การติดต่อสื่อสารจากระดับล่างขึ้นไปสู่ระดับบน (upward communication) เป็นลักษณะการติดต่อสื่อสารที่ส่งข่าวสารจากผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่ง ที่ต่ำกว่า ไปสู่ตำแหน่งที่สูงกว่า โดยส่วนใหญ่เป็นการสนองการสื่อสารจากบนลงล่าง เช่น ลักษณะการย้อนกลับของรายงานความก้าวหน้าของผลการปฏิบัติงาน การเสนอแนะ การร้องทุกข์ ข้อคิดเห็น หรือการขออนุมัติ เป็นต้น ปกติการติดต่อสื่อสารแบบนี้ ไม่ค่อยปรากฏชัดเจนมากนัก เพราะผู้ใต้บังคับบัญชามักจะไม่ค่อยกล้าแสดงความคิดเห็น และส่วนใหญ่มีความรู้สึกว่าผู้บังคับบัญชา ไม่ค่อยให้ความสนใจต่อปัญหา หรือรายงานของเขา ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหารควรส่งเสริมให้บุคลากรในที่ทำงานของตนมีโอกาสสื่อสารแบบนี้ให้มาก โดยอาจจะส่งเสริมโดยการใช้การสื่อสารแบบ ไม่เป็นทางการมาช่วย เช่น การพบปะแบบไม่มีทางการ การรื่นเริงประจำปี การสำรวจทัศนคติ และปัญหาของลูกจ้าง หรือการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดนโยบาย หรือการปฏิบัติงานในบางด้าน เพราะจะทำให้การบริหารงานมีคุณภาพยิ่งขึ้น

3. การติดต่อสื่อสารระดับเดียวกัน หรือตามแนวราบ (lateral or horizontal communication) เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในระดับเดียวกันในแนวราบ หรือระหว่างคนต่างระดับกันที่ไม่มีอำนาจในการบังคับบัญชาซึ่งกันและกัน ส่วนใหญ่จะสื่อสารระหว่างแผนก หรือหน่วยงานต่าง ๆ ในลักษณะของการปรึกษาหารือ การทำงานร่วมกัน การทำงานเป็นทีม การติดต่อกับเพื่อนในตำแหน่งเดียวกัน หรือใกล้เคียงกัน ความร่วมมือกับแผนกอื่น การแก้ไขปัญหาภายในแผนก คำแนะนำต่อแผนกอื่น เป็นต้น ซึ่งจุดมุ่งหมายของการสื่อสารแบบนี้จะเป็นการประสานงาน และการร่วมกันแก้ไขปัญหา เพื่อให้การดำเนินการ หรือการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

          การติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการจะประสบความสำเร็จ และมีประสิทธิภาพได้ ต่อเมื่อผู้บริหารมีความรอบรู้ และชำนาญในการติดต่อสื่อสาร และระบบการบริหารองค์การที่แตกต่างกันก็ย่อมมีผลต่อการติดต่อสื่อสารด้วย ตัวอย่างการติดต่อสื่อสารลักษณะนี้ เช่น การติดต่อราชการ หรือการกระทำที่ต้องมีลายลักษณ์อักษรตามระเบียบบริหาร ฯลฯ

➤ แนวทางการปรับปรุงความสามารถในการสื่อสาร
      ในเรื่องดังกล่าว Sayles and Strauss (1966) ได้เสนอแนะแนวทางในการปรับปรุงการสื่อสารไว้ 7 ประการ ดังนี้
           1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำสารสนเทศนั้นๆ เข้ามาสู่การสื่อสาร
           2. ระบุถึงคุณลักษณะของผู้ฟังซึ่งอาจจะทำให้เกิดการบิดเบือนของข้อความที่สื่อสารออกไปได้
           3. กำหนดสัญลักษณ์ของข้อความให้เหมาะสมกับความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร
           4. ตัดสินใจเลือกใช้สื่อและช่องทางในการสื่อสาร ซึ่งจะทำให้ได้รับประโยชน์ทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสาร
           5. หลีกเลี่ยงข้อความที่มีโอกาสสร้างผลกระทบทางจิตวิทยาต่อผู้ฟังมากที่สุด
           6. พิจารณาถึงปริมาณและช่องทางของการสื่อสารไม่ให้มีมากจนเกินไป
           7. วัดผลการสื่อสารได้จากข้อมูลย้อนกลับ

    ➤ นอกจากนั้นยังมีข้อแนะนำสำหรับการปรับปรุงการสื่อสารในโรงเรียน ซึ่งสามารถกระทำได้ ดังนี้

1. ประเมินการออกแบบองค์การในส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบการสื่อสารในโรงเรียนว่ามีลักษณะเป็นอย่างไร โดยเปรียบเทียบกับเกณฑ์ของ Barnard ซึ่งได้มีการนำเสนอไว้ตอนต้นของเรื่องนี้

2. พัฒนากลไกที่เอื้ออำนวยต่อกระบวนการสื่อสารในโรงเรียนให้มีความสะดวกและคล่องตัวมากยิ่งขึ้น

3. สร้างระบบการจัดเก็บสารสนเทศที่มีมาตรฐาน สามารถนำสารสนเทศที่ต้องการกลับมาใช้ได้อย่างสะดวก

4. คัดเลือกบุคลากรที่มีทักษะในการสื่อสารเป็นอย่างดีเข้ามาทำงาน

5. พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรม (in - service training program) สำหรับบุคลากรในโรงเรียน เพื่อปรับปรุงทักษะการสื่อสาร

➤ ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสารมีประโยชน์ต่อการบริหารงานดังต่อไปนี้

1. เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร คือการแจ้งข้อมูลข่าวสาร เพื่อให้สามารถประสานและบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน

2. เพื่อกระตุ้นและจูงใจ การจูงใจเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ก่อให้เกิดการพัฒนาการทำงานจะได้รับการจูงใจและการกระตุ้นจากการสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่จึงขึ้นอยู่กับความสามารถในการชักจูงผ่านการสื่อสารดังกล่าว

3. เพื่อประเมินผลการทำงาน ปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาจึงทำให้ต้องมีการประเมินผลการทำงานสม่ำเสมอเพื่อประเมินความก้าวหน้าของการทำงาน

4. เพื่อสร้างความสัมพันธ์ในหมู่คณะ ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ผู้บริหารกับผู้บริหาร พนักงานกับพนักงาน ทั้งในสายการบังคับบัญชาที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

5. เพื่อวินิจฉัยสั่งการ หน้าที่อย่างหนึ่งของฝ่ายบริหารก็คือการออกคำสั่งกับกลุ่มบุคคลที่อยู่ใน การออกคำสั่งดังกล่าวจำเป็นต้องใช้การสื่อสารที่รวดเร็ว แน่นอนและถูกต้อง